El concepto de oficina inteligente hace referencia a la incorporación de las nuevas tecnologías en los espacios laborales. En este sentido, dichas tecnologías facilitan las funciones de los empleados para lograr un mejor desempeño de sus actividades. Además, una smart office plantea una organización horizontal en la que la transformación tecnológica alcanza cada rincón de nuestra sociedad.
Las principales características de una smart office apuntan a la incorporación transversal de las tecnologías a diferentes niveles de nuestra empresa.
● Tecnología como protagonista. Es el eje central de una smart office, ya que esta presenta nuevos escenarios a las interacciones entre los empleados y para con sus funciones.
● Mejoran la comunicación. La tecnología mejora la interacción entre los diferentes departamentos de nuestra empresa. De esta forma, la información fluye mediante reuniones online, chat, etcétera.
● Espacios para distensión y promover la creatividad. Una oficina inteligente cuenta con espacios dinámicos de descanso, para promover la creatividad y el descanso.
● Movilidad. Las oficinas modernas incorporan el trabajo a distancia. Esto significa un ahorro para nuestra empresa. Además, podremos acceder a la información desde cualquier sitio.
● Confort a toda prueba. La arquitectura de una oficina inteligente plantea espacios bien integrados, iluminados y con el mobiliario adecuado para proveer confort.
● Flexibilidad. Al agilizar los procesos, la tecnología permite flexibilizar funciones e integrar los diferentes departamentos para generar cruces que generen réditos.
● Sustentables y sostenibles. Antes que nada, respetan el medioambiente. Esto conlleva bajo consumo energético, reciclaje, etcétera.
A continuación, mencionamos algunos puntos importantes a considerar a la hora de armar una smart office para nuestra organización.
Diseñar una iluminación integral que considere un sistema de interruptores inteligentes, cambios atmosféricos y en la intensidad, puede generar ambientes gratos en los que la eficiencia mejora notablemente.
Asimismo, al ser inteligente, es posible programarlos para que consuman menos energía de la debida. Al ser un sistema, además, puede conectarse con ampolletas, electrodomésticos, entre otros, para operar coordinadamente.
El espacio de trabajo debe estar a una temperatura óptima para el desempeño de las actividades. Esta temperatura, por lo general, está alrededor de los 21 °C. De este modo, proveemos un ambiente de máximo confort.
Para ello existen diversos sistemas de calefacción inteligente que propician un entorno agradable.
Para mejorar la productividad, los empleados de nuestra empresa deben encontrarse en un lugar seguro que considere accidentes, siniestros y toda clase de imprevistos.
Asimismo, podemos utilizar cámaras de seguridad wifi que permitan monitorear las oficinas cuando no se esté en ellas. Existen sistemas de alarmas que se integran con cámaras, por lo que se nos puede alertar cuando alguien está tratando de vulnerar nuestro espacio laboral.
Debemos considerar espacios e instalaciones amigables con el medioambiente. Es decir, que signifiquen poco consumo energético. De esta forma, también reducimos los costos.
Una oficina inteligente mejora las comunicaciones en el interior de nuestra empresa, así como la funcionalidad del negocio. Automatiza tareas y potencia actividades relacionadas a la administración de datos. Por lo demás, nos ayuda a crear una imagen de marca confiable, con productos innovadores que dan confianza a los clientes. ¡Una smart office transformará nuestra organización como nunca!
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